Estimados y Estimadas Directores/as:
En atención a que en las proximas semanas se realizarán los cierres de proyectos del área de Responsabilidad Juvenil es que queremos compartir unos conceptos respecto a su adecuado cierre Financiero.
En primer lugar es importante recalcar que la fecha de cierre del proyecto está fijada según resolución que da vida o prorroga el proyecto, que por lo general es hasta el 23 de Septiembre de 2008. En este sentido debemos tener presente que ningun documento (Factura, Boletas, etc.) debe sobrepasar de aquella fecha, independiente de que su pago se efectúe en forma posterior.
Se aceptan aquellos gastos devengados y originados durante la vigencia del convenio, tambien cuando corresponda, se podrá incluir como gastos los originados por el cierre contable y financiero del establecvimiento, por ejemplo las boletas servicios generales como gas, agua, luz, telefono, pago de imposiciones, etc. (en general todos los gastos operacionales que correspondan al úlitmo mes de ejecución del proyecto)
En el caso de existir excedente financiero o saldos no utilizados al término del proyecto, se procederá a devolver mediante cheque nominativo y cruzado a nombre del Servicio Nacional de Menores o Vale Vista.
En cuanto a los registros complementarios, tales como Bodega, Materiales de Oficina y Ropería deben estar actualizados a la fecha de cierre de modo de poder realizar el correcto traspaso de saldos de dichos artículos o bienes al nuevo proyecto. En el caso del Registro de Inventario se debe revisar su situación legal en conformidad a la normativa y al convenio en cuanto a ser devueltos a Sename mediante "Acta de Entrega" que debe estar firmada por el Director/a del proyecto y el Coordinador/a de USUFI. Dicha acta y el inventario actualizado es enviado a UDAF para su correspondiente resolución de destinación al nuevo proyecto u otro de la Red.
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