Recepción Documentación

La recepción de Resumen de Atención correspondiente al mes de Abril será recepcionado hasta el día Lunes 04 de Mayo hasta las 13:00 hrs. por lo que el cierre de mes se debe hacer hoy 30 de Abril para que se alcance a enviar a la Dirección Regional.

Se recuerda que cada proyecto debe verificar que en su resumen de atención mensual se refleje el monto a pagar por las atenciones efectivamente realizadas. Este monto se encuentra en el tercer recuadro de la planilla señalada. Si se refleja un monto a pagar igual a Cero favor comunicarse con Denisse Bello al fono 065 - 223119 o al mail dbello@sename.cl (Coordinadora UPLAE, Región de Los Lagos), para regularizar esta situación.

Recordar además enviar las planillas de atención debidamente firmadas y timbradas por el/la Director/a del proyecto.

Con respecto al resumen de rendición de cuentas, este será recepcionado hasta el Jueves 07 de Mayo de 2009.

Calidad de la Información

Según Carta N° 309 y 310 del 21 de Abril de 2009, enviada por la Dirección Regional a la totalidad de los proyectos de la Región, en el cual, además de remitir las correspondientes Liquidaciones de Pago se hace mención a la presentación de la información emanada por cada proyecto desde SENAINFO y también se tomará en consideración los proyectos que presenten el Indice de la Calidad de Información Alto para la retención de la subvención SENAME.

En tal sentido se recuerda que sobre la base del convenio entre el Organismo Colaborador Acreditado y Sename, y Reglamento de la Ley Nº 20.032, los cuales mencionan: “Los colaboradores acreditados deberán remitir al SENAME un informe mensual, el que deberá señalar, a lo menos, el saldo inicial de los fondos disponibles, el monto de los recursos recibidos en el mes, el monto de los egresos realizados, el detalle de éstos, y el saldo disponible para el mes siguiente.

El SENAME, determinará la forma y contenidos específicos del informe mensual a que se refiere el inciso anterior y la oportunidad en que deberá ser presentado. “

Al respecto y según lo indicado sobre la forma de emitir las rendiciones de cuentas según Circular Nº 03 de fecha 15/01/2009 remitida a todos los proyectos de la Décima Región (ingresada en la base de datos Senainfo y con la documentación correspondiente: adjuntando cartola mensual, conciliación bancaria, fotocopia libro banco o impresa computacionalmente y comprobante de ingreso de la subvención), se informa que se comenzarán a retener pagos de subvención desde el presente mes a los proyectos que no cumplan con lo ya expuesto.

Por último se enfatisa en el hecho de que se tomará en consideración los proyectos con Índice de la Calidad de la Información Altos, es decir, residencias con menos del 50% de las visitas registradas en la base de datos Senainfo, proyectos sin información en: diagnósticos sociales, escolares, personas relacionadas, etc., para la retención del pago de subvención."

Aviso Senainfo

Se solicita actualizar los datos básicos del proyecto (dirección, teléfono, director, correo), lo puede hacer el que tenga el perfil de “Administrador de proyecto” en el botón y luego <>

Se publica nuevo calendario de plazos para el pago de subvención 2009.

Centros y Programas LRPA:

Deben registrar los Ingresos y Egresos y el resto de la información de los adolescentes, dentro de las 24 horas de ocurrido.

Es obligatorio que los CIP, MCA y PSA registren el periodo de investigación (tiempo), si se desconoce al ingreso, deben registrarlo antes del termino del mes en Datos de Gestión.
En los CRC, CSC, PLA, PLE Y SBC la calidad jurídica debe ser Condenado y es obligatorio registrar la duración de la sanción. Solo en los casos de Ingreso Temporal por Incumplimiento no se registra esta información.

Ver Instrucciones en el link Orientaciones para el Registro de Información.

Centros AADD de LRPA, la información que se obtenga en el reporte Ocupación Diaria Centros AADD al día anterior a la fecha en que estamos debe coincidir con la población real en el centro. Esto incluye el Registro de Atención actualizado.

NUEVO: Centros AADD, se creo un nuevo perfil de Jefe Técnico, el que puede acceder a Reportes LRPA y al Cierre.

Centros AADD de la LRPA , se les recuerda cerrar debidamente cuadrados antes de la fecha establecida para el cierre en el calendario, esto influye en el Índice de Calidad de la Información.

Protección DEPRODE Y ADOPCION:

Debe registrar los ingresos y egresos de los niños(as) a lo menos en forma semanal, asimismo los PII, sus eventos, los diagnósticos y el resto de la información obligatoria, si lo realizan todo al final de mes recarga el sistema y dificulta que trabajen adecuadamente ya que la respuesta es lenta.

PROYECTOS PAG, PPC, PAD ver instructivos en el link Orientaciones para el Registro de la Información.
Centros AADD de protección, se les recuerda cerrar debidamente cuadrados antes de la fecha establecida para el cierre en el calendario, esto influye en el Índice de Calidad de la Información.

Circular N° 03 del 15 de Enero de 2009

En el marco de la Circular N° 03 del 15 de Enero de 2009, que fija plazos de entrega resumen de atención mensual y rendiciones de cuentas ambos emitidos por SENAINFO e instruye sobre registro de inventario y solicita entrega en Dirección Regional, se recuerda a los proyectos que aun no hay regularizado la entrega de Inventarios a esta Dirección Regional efectuar dicha presentación a la brevedad de acuerdo a lo señalado en Circular N° 19 sobre Normas e instrucciones sobre rendiciones de cuentas de Fondos transferidos en virtud de la Ley N° 20.032, de 2005 que establece que cada proyecto deberá implementar y mantener un sistema de control de inventario en forma manual o computacional, respecto de los bienes destinados por SENAME al proyecto y aquellos con fondos de la subvención, en el cual se registrarán a lo menos los siguientes datos:

• Identificación y descripción de la especie
• Origen de la adquisición (Aporte Sename, Institución, Donación, etc.)
• Identificar el comprobante de egresos y documento de respaldo de la adquisición (Factura, Boleta, etc.)
• Ubicación de las especies (lugar físico en que se encuentra)
• Estado del Bien
• Cantidad
• Observaciones (cualquier situación que afecte la conformación del inventario, ejemplo: modificaciones, o traslados)

Finalmente, mencionar que en los convenios establecidos entre el Colaborador Acreditado y SENAME se estipula lo siguiente: "durante la ejecución del proyecto, el colaborador se compromete a cumplir especialmente las siguientes obligaciones: ... llevar un registro de inventario actualizado de los bienes muebles que hubiera adquirido con los fondos proporcionados por SENAME y de los bienes que le hubieren sido destinados por éste, registrando en dicho inventario su estado y ubicación, y enviar copia del mismo, a lo menos una vez al año, a la Dirección Regional, la que lo supervisará."

En atención a esto último es que se solicita a todos los proyectos de la Región de Los Lagos, que aun no lo hacen, enviar el registro de inventario correspondiente al año 2008 debidamente actualizado.

Extractos: Circular N° 19

En el marco de la Ley N° 20.032 y Circular N° 19 del 25 de Julio de 2005, relativo a las Normas sobre Rendiciones de Cuentas de fondos transferidos en virtud a la Ley en comento que establece en su Titulo III Normas Generales:

3.3 De la Documentación de Respaldo de los Gastos

La documentación de respaldo de los ingresos y egresos lo constituyen los documentos legales u otros que sustentan las operaciones que se realicen para la atención de los niños, niñas y adolescentes y para dar cumplimiento a los objetivos de los proyectos.

La Documentación Válida de respaldo corresponderá a las siguientes:

1. Facturas, con la respectiva guía de despacho, si procediere esta última.
   
2. Boletas de compraventa
   
3. Contratos de Trabajo, Liquidaciones de sueldo y finiquitos de contratos
   
4. Boletas de honorarios manuales o electrónicas
   
5. Convenios con terceros, cuando corresponda y boletas de prestación de servicios
   
6. Boletas de Depósitos por pago de impuestos, pagos provisionales y otros que se rindan centralizadamente
   
7. Formulario N° 29 (o fotocopia), o Certificado del SII, adjuntando al comprobante de egresos un detalle de los impuestos retenidos (nóminas de los trabajadores del proyecto)
   
8. Planillas de Leyes Sociales, Previsionales y de Salud
   
9. Planillas Pago a Terceros. Ejemplo: Caja de Compensaciones, Mutual de Seguridad, Pago de Seguros, etc.
   
10. Contratos de Arrendamiento de Inmuebles y recibos de pago
    
11. Cartolas Bancarias, por impuestos bancarios.

Los documentos antes señalados, deben cumplir con todas las formalidades requeridas para cada caso cuando corresponda, tales como, firma, timbre y fecha de cancelación, entre otros.

En caso de la movilización urbana el uso de taxi deberá respaldarse con el respectivo boleto. Sin perjuicio de ello, no será necesario adjuntar boletos de microbús y colectivos, bastando como respaldo la planilla de movilización debidamente emitida y autorizada por la dirección del proyecto. Dicha planilla debe tener, a lo menos, la siguiente información: fecha, nombre de la persona que realizó el gasto, motivo, origen y destino del trayecto, monto, firma del beneficiario y V° B° del director del proyecto, en señal de autorización.

Para los gastos por movilización interurbana, interprovincial o interregional, será necesario adjuntar el boleto o pasaje emitido por la empresa de transporte respectivo.

• Comprobantes específicos:

Se considerarán respaldos para aquellos gastos específicos asociados a: Correos, gas, establecimientos educacionales, parquímetros, alojamientos (pensiones) en casas particulares, Registro Civil, tribunales, u otros de similar naturaleza, los recibos y/o comprobantes que acrediten la recepción de los fondos admitidos por las personas u organismos prestadores del servicio. Además, excepcionalmente comprobantes internos de instituciones de beneficencia exentos de impuestos, vales por valores inferiores al mono legal de emisión de boleta, recibos internos por adquisición de diarios y revistas para uso de los niños/as y adolescentes atendidos en el proyecto.

En los casos que corresponda deberá exigirse el timbre del emisor del documento.

Documentos que no serán aceptados como respaldo válido de egresos

• Recibos y vales internos distintos a los señalados en los comprobantes específicos.
• Desimantación de respaldo, remarcada, enmendada o ilegible
• Documentación en fotocopia no legalizada o copia de Fax. Se exceptúa de la legalización de la fotocopia aquellos documentos vinculados con el pago de impuestos o leyes provisionales.
• Y cualquier otro documento que no cumpla con los requisitos mínimos exigidos.

Pago Sobreatención Mensual

Se comunica a los proyectos de la línea de Resoponsabilidad Penal Adolescente, que con la finalidad de que les sean pagados en la fecha que corresponde las sobreatenciones registradas, se les solicita traer, a la DR Los Lagos, las carpetas con Copia de Certificado Nacimiento; Copia de Orden de Ingreso del Tribunal respectivo por los adolescentes ingresados en el Mes que se revisará; Registro de Intervenciones del mes (CON LA INFORMACION MINIMA QUE DEBE CONTENER); Y en el caso de los Programas que lo tienen incorporado, Planilla de Asistencia a Programa del Joven con su respectiva firma de los niños/as y adolescentes vigentes al mes de Marzo 2009.

La revisión se realizará desde hoy y hasta el lunes 13 de Abril (sin considerar el día jueves puesto que la Dirección Regional tendrá una Jornada Regional y no estaremos disponibles en la oficina), por lo tanto los proyectos de Puerto Montt, favor tratar de comunicarse con sus respectivos supervisores para realizar la revisión durante la tarde de hoy.

Los proyectos de Osorno favor traer carpetas mañana y Castro el lunes durante la tarde.
Si falta algo de Puerto Montt hoy se seguirá revisando mañana Miercoles o el Lunes durante la mañana.