En el marco de la Ley N° 20.032 y Circular N° 19 del 25 de Julio de 2005, relativo a las Normas sobre Rendiciones de Cuentas de fondos transferidos en virtud a la Ley en comento que establece en su Titulo III Normas Generales:
3.3 De la Documentación de Respaldo de los Gastos
La documentación de respaldo de los ingresos y egresos lo constituyen los documentos legales u otros que sustentan las operaciones que se realicen para la atención de los niños, niñas y adolescentes y para dar cumplimiento a los objetivos de los proyectos.
La Documentación Válida de respaldo corresponderá a las siguientes:
Facturas, con la respectiva guía de despacho, si procediere esta última.
Boletas de compraventa
Contratos de Trabajo, Liquidaciones de sueldo y finiquitos de contratos
Boletas de honorarios manuales o electrónicas
Convenios con terceros, cuando corresponda y boletas de prestación de servicios
Boletas de Depósitos por pago de impuestos, pagos provisionales y otros que se rindan centralizadamente
Formulario N° 29 (o fotocopia), o Certificado del SII, adjuntando al comprobante de egresos un detalle de los impuestos retenidos (nóminas de los trabajadores del proyecto)
Planillas de Leyes Sociales, Previsionales y de Salud
Planillas Pago a Terceros. Ejemplo: Caja de Compensaciones, Mutual de Seguridad, Pago de Seguros, etc.
Contratos de Arrendamiento de Inmuebles y recibos de pago
Cartolas Bancarias, por impuestos bancarios.
Los documentos antes señalados, deben cumplir con todas las formalidades requeridas para cada caso cuando corresponda, tales como, firma, timbre y fecha de cancelación, entre otros.
En caso de la movilización urbana el uso de taxi deberá respaldarse con el respectivo boleto. Sin perjuicio de ello, no será necesario adjuntar boletos de microbús y colectivos, bastando como respaldo la planilla de movilización debidamente emitida y autorizada por la dirección del proyecto. Dicha planilla debe tener, a lo menos, la siguiente información: fecha, nombre de la persona que realizó el gasto, motivo, origen y destino del trayecto, monto, firma del beneficiario y V° B° del director del proyecto, en señal de autorización.
Para los gastos por movilización interurbana, interprovincial o interregional, será necesario adjuntar el boleto o pasaje emitido por la empresa de transporte respectivo.
Se considerarán respaldos para aquellos gastos específicos asociados a: Correos, gas, establecimientos educacionales, parquímetros, alojamientos (pensiones) en casas particulares, Registro Civil, tribunales, u otros de similar naturaleza, los recibos y/o comprobantes que acrediten la recepción de los fondos admitidos por las personas u organismos prestadores del servicio. Además, excepcionalmente comprobantes internos de instituciones de beneficencia exentos de impuestos, vales por valores inferiores al mono legal de emisión de boleta, recibos internos por adquisición de diarios y revistas para uso de los niños/as y adolescentes atendidos en el proyecto.
En los casos que corresponda deberá exigirse el timbre del emisor del documento.
Documentos que no serán aceptados como respaldo válido de egresos
Recibos y vales internos distintos a los señalados en los comprobantes específicos.
Desimantación de respaldo, remarcada, enmendada o ilegible
Documentación en fotocopia no legalizada o copia de Fax. Se exceptúa de la legalización de la fotocopia aquellos documentos vinculados con el pago de impuestos o leyes provisionales.
Y cualquier otro documento que no cumpla con los requisitos mínimos exigidos.
